1. 大会運営の基本方針
本大会では、プログラム編成、教室割当、受付、誘導、セッション補助、AV対応、緊急時対応を一体的に設計する。特に良心館では、1階受付、各階教室、休憩室、本部の動線を明確にすることが重要である。
分かりやすい導線
受付から各教室まで、掲示と誘導員で迷わない構造を作る。
受付から各教室まで、掲示と誘導員で迷わない構造を作る。
教室単位の責任体制
座長、学生補助者、巡回教員の役割を明確にする。
座長、学生補助者、巡回教員の役割を明確にする。
トラブル時の即応
AV不具合、急病、忘れ物、混雑への連絡経路を整備する。
AV不具合、急病、忘れ物、混雑への連絡経路を整備する。
2. 実行委員会の担当体制
| 担当 | 主な業務 | 準備物 |
|---|---|---|
| 大会統括 | 全体進行、大学・学会本部との調整、緊急判断 | 緊急連絡表、全体シフト表 |
| プログラム担当 | セッション編成、座長・報告者調整、時間割作成 | プログラム、座長リスト |
| 会場担当 | 教室割当、AV確認、掲示、代替教室確保 | 教室別掲示、AV確認表 |
| 受付担当 | 参加者確認、名札・領収書・資料配布 | 名簿、名札、領収書、封筒 |
| 誘導担当 | 駅・入口・館内の案内、掲示確認 | 案内板、矢印掲示、会場図 |
| 学生担当 | 学生アルバイト募集、シフト、事前説明 | 業務マニュアル、出勤簿 |
| 会計・物品担当 | 参加費、謝金、物品、弁当、飲料管理 | 現金箱、釣銭、領収書、物品リスト |
3. 教室・会場割当
利用可能教室を、一般報告、共通セッション、休憩室、本部、予備教室に分けて管理する。
利用可能教室
RY101RY102RY104RY106RY107 RY301RY304RY305RY402
| 用途 | 候補教室・場所 | 備考 |
|---|---|---|
| 受付 | 良心館1階ロビー付近 | 参加者動線の起点として明確に掲示する。 |
| 大会本部 | RY301または空き教室 | 緊急対応、予備資料、忘れ物管理を集約する。 |
| 休憩室 | RY301 | 本部と兼用する場合は受付・休憩導線を分ける。 |
| 基調講演・総会 | RY107、RY101、RY102 | 参加者数が多いプログラムに大教室を割り当てる。 |
| 一般報告 | RY101、RY102、RY104、RY106、RY304、RY305、RY402 | 分野・人数・移動距離を考慮して配置する。 |
| 予備教室 | RY106またはRY107の空き枠 | AV不具合、混雑、急な変更に備える。 |
4. 事前準備スケジュール
1か月前
プログラム確定、教室確定、座長依頼、報告者への発表要領通知。
プログラム確定、教室確定、座長依頼、報告者への発表要領通知。
3週間前
施設利用時間、開錠、AV支援、警備、掲示可能場所を確認。
施設利用時間、開錠、AV支援、警備、掲示可能場所を確認。
2週間前
参加者名簿、名札、領収書、配布資料、会場案内図を作成。
参加者名簿、名札、領収書、配布資料、会場案内図を作成。
1週間前
学生アルバイト確定、シフト表作成、業務説明、掲示物印刷。
学生アルバイト確定、シフト表作成、業務説明、掲示物印刷。
前日
資料搬入、受付設営、教室掲示、案内板設置、本部準備。
資料搬入、受付設営、教室掲示、案内板設置、本部準備。
当日朝
AV確認、受付開始、誘導配置、座長・報告者確認。
AV確認、受付開始、誘導配置、座長・報告者確認。
5. 受付・誘導・本部業務
- 事前登録者名簿と照合し、名札・資料・領収書を配布する。
- 当日参加者がいる場合は、参加費、領収書、名簿追記を行う。
- 来賓、講演者、座長には個別に案内できるよう、受付内で分担を決める。
- 遺失物は受付または大会本部に集約し、記録を残す。
- 地下鉄今出川駅、良心館入口、1階受付、階段・エレベーター前に案内を配置する。
- A3以上の掲示で、教室番号、矢印、階数を大きく表示する。
- 総会・基調講演前は混雑を想定し、会場前で整列誘導を行う。
- 予備プログラム、文具、養生テープ、延長コード、掲示予備、緊急連絡先を置く。
- AVトラブル、急病、忘れ物、報告者未着などの連絡を集約する。
- 実行委員と学生アルバイトの出欠、休憩、交代状況を管理する。
6. セッション運営業務
教室準備担当教員
- 開始30分前にAV卓を解錠
- 掲示・座長席・マイクを確認
- 常設PCとプロジェクター投影を確認
- トラブル時は本部・AV担当へ連絡
教室付き学生
- PC、プロジェクター、マイクを準備
- 座長に資料配布方法を確認
- 質疑時に質問者へマイクを渡す
- 終了後、電源OFF・忘れ物確認
セッション担当教員
- 開始10分前に座長へ挨拶
- 複数教室を巡回・待機
- 進行遅延やトラブルを補佐
- 終了後、施錠と忘れ物を確認
各セッションでは、座長に「時間厳守」「資料配布方法」「質疑応答のマイク運用」を事前確認する。
7. 学生アルバイト配置
| 配置先 | 推奨人数 | 主な業務 |
|---|---|---|
| 受付 | 3〜4名 | 名簿照合、名札・資料配布、問い合わせ対応 |
| 外誘導 | 2〜3名 | 駅、入口、良心館周辺の案内 |
| 館内誘導 | 2〜3名 | 階段、エレベーター、教室前の案内 |
| 教室付き | 使用教室数と同数 | AV準備、資料配布、質疑マイク、片付け |
| 本部補助 | 1〜2名 | 予備資料、連絡、忘れ物、物品補充 |
| 予備要員 | 1〜2名 | 欠員・混雑・緊急時対応 |
8. 当日運営フロー
6月20日（土）
- 7:30 実行委員・学生集合、点呼
- 8:00 受付設営、教室AV確認、掲示確認
- 8:30 受付・誘導開始
- 午前 セッション運営、座長・報告者確認
- 昼 休憩室・昼食案内、午後会場確認
- 午後 セッション、総会・懇親会等への誘導
- 終了後 教室片付け、忘れ物確認、本部整理
6月21日（日）
- 7:30 実行委員・学生集合
- 8:00 前日からの変更確認、掲示修正
- 8:30 受付開始
- 午前 セッションまたは共通講演対応
- 昼 昼食・休憩室・総会準備
- 午後 最終セッション、閉会対応
- 終了後 全教室撤収、AV施錠、会計資料整理
9. 緊急対応・トラブル対応
| 事象 | 初動対応 | 連絡先・担当 |
|---|---|---|
| AV不具合 | 教室付き学生が座長に報告し、巡回教員を呼ぶ。代替教室も検討。 | 大会本部、情報支援課、会場担当 |
| 報告者未着 | 座長判断で順番変更または休憩扱い。受付で到着確認。 | プログラム担当、受付 |
| 急病者 | 周囲の安全確保、必要に応じて救急要請。大学担当部署に連絡。 | 大会統括、本部 |
| 忘れ物 | 教室付き学生が回収し、本部または受付で管理。 | 受付担当、本部 |
| 混雑 | 大教室・予備教室への誘導、通路確保、整列案内。 | 誘導担当、会場担当 |
10. 当日チェックリスト
開始前
- 受付机・名簿・名札・資料を設置
- 各教室の掲示を確認
- PC・プロジェクター・マイクを確認
- 座長席と報告者席を確認
- 誘導員の配置を確認
- 緊急連絡表を本部・受付で共有
終了後
- PC・プロジェクター・マイクを片付け
- AV卓を施錠
- 教室内の忘れ物を確認
- 掲示物を撤去
- 受付物品・現金・領収書を回収
- 参加者数・トラブル記録を整理
11. PDFマニュアル閲覧
既存のPDFマニュアルを同じフォルダにアップロードすれば、下のボタンから閲覧できる。ファイル名に日本語が含まれる場合、サーバー環境によっては英数字名に変更する方が安全である。
印刷時はPDF埋め込み欄を非表示にしている。